Da li radite za kompaniju koja ima česte sastanke? Da li se ikada pitate šta treba da uradite i šta se smatra odgovarajućim ponašanjem na ovim okupljanjima? Da li se plašite prisustvovati sastancima zato što se bojite da biste mogli da izvršite neizvesnost koja bi mogla ugroziti vašu poziciju ili mogućnosti za napredovanje ?
Obično menadžeri, rukovodioci tima ili korporativni rukovodioci zadržavaju pravo pokretanja poslovnih sastanaka kada osećaju potrebu.
Bilo da su redovno zakazani događaji ili pozvani na određenu svrhu, svi prisutni treba da poštuju odgovarajuće smernice za poslovnu etiku .
Lider
Prije sastanka, bitno je da sve bude organizovano, tako da ne gubite nikom dragoceno vrijeme. Želite da to bude što je moguće glatko i po rasporedu, ali ipak ostavite vrijeme za pitanja i povratne informacije ako je moguće. Ključ je pokazati poštovanje za sve uključene.
Evo nekoliko preporuka:
- Imajte pismeni dnevni red sa logičkim redosledom i realnim vremenima. Ako dozvoljavaju vreme i resursi, pošaljite kopije svima koji će prisustvovati.
- Pošaljite poziv potencijalnim prisutnima sa što više specifičnosti o sastanku, uključujući lokaciju, početak vremena, šta donijeti i završiti vrijeme.
- Počnite prijateljski pozdrav i svima znate kada je u redu postaviti pitanja.
- Vodite vodu na podijumu ili na prednjem delu sobe i iscrtajte je između tema ili kada neko drugi govori.
- Ne morate da belešite svoj govor doslovno, ali u beleškama treba da imate barem tačke. To ne može dovesti do skakanja od jedne teme na drugu i gubi se od onoga što vam treba reći. To može prouzrokovati gubitak vremena i ostaviti prisutne da se pitaju o tački sastanka.
- Budite svesni jezika vašeg učesnika. Ako vidite da ljudi gube interes, pauzirajte i proverite da li se ne ponavljate ili provodite previše vremena na nečemu što nije relevantno.
- Imajte nekoliko anegdota da održite sastanak zanimljivim. Međutim, izbegavajte da kažete neprimerene šale koje imaju čak i nagoveštaj seksizma, rasizma ili bilo čega drugog što bi moglo uvrediti druge.
- Nikada ne krađite ideje drugih ljudi i zovite ih sopstvenim. Uvek dajte kredit drugim za ideje i uspešne zadatke.
- Iako je u redu da se pomerite malo, nemojte da se krećete napred i nazad preko prednjeg dela sobe. To vas čini nervoznim.
- Za vrijeme pitanja i odgovora, ostanite tihi dok osoba koja traži završi pre odgovora. Ako ne razumete pitanje, zamolite ga da ponovi ili dodatno objasni upit.
- Ako se neko pojavi ljut ili neprijatan, održi se prijatno i zamolite osobu da o tome razgovara s vama kasnije.
- Završite sastanak ranije ako je moguće. Bolje je da bude kraće nego da izgubi pažnju onih koji su prisutni.
Učesnici
Svako ko je pozvan na sastanak treba da prisustvuje ako okolnosti ne dozvoljavaju. Ako znate o sastanku unaprijed, razmislite o tome kako uzeti više vremena sa svojim ličnim ugođajima kako biste pokazali poštovanje prema svim supervizorima koji prisustvuju.
Odgovaraju se za poslovni nivo.
Saveti za sastanak na sreću:
- Ako se od vas traži da pošaljete poruku za potvrdu, uradite to čim uđete na sastanak u kalendar .
- Pokažite na vreme . Dođite tamo nekoliko minuta ranije, ako je moguće.
- Proverite svoj mobilni telefon i uverite se da je u tišini ili isključen. Nikada ne biste trebali slati tekstualne poruke tokom sastanka, osim ako vas lider ne zatraži za određenu osobu.
- Ako se osveženje osveži, piće je prihvatljivo. Međutim, ako svi ostali ne jedu, sačekajte dok se sastanak ne završi kako biste uživali u snacku.
- Ako je ovo sastanak za ručak, dovedite hranu do stola i jedite je što je moguće mirnije i bez obzira na sebe.
- Nemojte ćaskati ili razmjenjivati beleške sa drugim učesnicima. Ovo je veoma ometeno i može vam stvoriti utisak da ne shvatate svoj posao dovoljno ozbiljno da biste pažljivo posvetili onome o čemu se raspravlja.
- Ako ste pozvani, odgovorite što je moguće direktno. Kada ne znate odgovor, izvinite se i budite iskreni. Nijedan odgovor nije bolji od pogrešnog.
- Posle sastanka, zahvalite se govorniku.
- Ne zadržujte se u sali za sastanke duže nego što je potrebno. Viseći će vam učiniti da se pojavite u praznom hodu, a ne želite da šef misli da koristite sastanak kako biste skratili svoje dužnosti.
Sastanci u restoranu
Ponekad se zove ručak i može se održati u restoranu. Iako je ovo van kancelarije, sjetite se da ste još uvijek na poslu.
Dodatni saveti za sastanke restorana:
- Nikad ne zaboravite svoje manire .
- Rukovati mučnim nesrećama sa milosrćnošću i dobrim ponašanjima.
- Koristite odgovarajući pribor . Ako ste u sumnji koja odlazi sa svakim kursom, pratite osobu koja vodi sastanak.
- Ako ste u restoranu na bazi švedskog stola , znajte kako treba da vam pomognete.
- Pratite odgovarajuće smjernice za hranu prstima .