Kako planirati i organizovati kancelariju ili poslovni premijer

Ako želite da premestite svoj posao , najbolje je mesto za početak planiranja pakovanja i kretanja ovdje. Ključ uspešnog poteza je izgradnja nekih saveza koji mogu pomoći u motiviranju i koordinaciji ostatka osoblja kancelarije.

Plan plivanja

Kreirajte vremensku liniju koja će omogućiti sve potrebne faze vašeg poteza. O tome ćete morati da razgovarate sa ostatkom vašeg pokretnog tima ili sa rukovodiocima i supervizorima kako biste bili sigurni da je to izvodljivo.

Za malu kancelariju, trebaće vam najmanje tri meseca da se pripremite za srednje i velike kancelarije, najmanje šest do osam meseci. Ključ je da počnem što ranije.

Sledeći korak je prikupiti sve informacije o novom prostoru. Pokušajte dobiti planove ili raspored tla kako biste mogli identifikovati ključne komponente kao što su električne utičnice, prostor za skladištenje itd. I što je najvažnije, da biste utvrdili novi izgled kancelarijskog prostora. Takođe je dobra ideja da imate opšti raspored planova za svoj trenutni prostor tako da možete uporediti te dve; ako postoje područja u sadašnjoj kancelariji koja ne rade, identifikujte ih kako bi se oni mogli riješiti u vašem novom prostoru.

Takođe napravite spisak potencijalnih problema sa novim prostorom, kao što je manji prostor za prijem ili manje prostora za skladištenje ili možda veći otvoreni prostor koji može zahtevati više kabina ili privremenih zidova. Možda će biti neophodno angažovanje stolara ili slikara ukoliko zidovi treba da budu konstruisani ili obojeni.

Možda je bilo reči kada je novi prostor bio stečen, ali samo se uverite da nikakve dodatne konstrukcijske ili kozmetičke promene ne moraju da budu završene pre nego što se krene.

Skupite svoj tim

Za srednje i velike kancelarije, postavite (ili zatražite dobrovoljce) neko iz svakog odeljenja ili odeljenja da bi koordinirali svoju određenu oblast.

Može se dodeliti rukovodiocu odjela ili upravniku koji može potvrditi da svaki zaposleni preuzima odgovornost za pakovanje njihovog stola, datoteka i ličnih predmeta. Za manje urede, možda ćete biti sami. Ako jeste, identifikujte nekoliko ključnih ljudi koji mogu pomoći u koordinaciji tog poteza.

Vaš tim takođe može pomoći u identifikaciji trenutnih problema sa starim prostorom i pružiti mogućnost rješenja za novu kancelariju. To je sjajan način uključivanja drugih stavova i postizanja konsenzusa o potezu, ukoliko neki nisu baš uzbuđeni zbog promjene.

Imajte redovne sastanke

U svom rasporedu, postavite redovne sastanke i provjerite da li su zaposleni obaviješteni o detaljima sastanka i kako bi se osiguralo da svi znaju šta trebaju uraditi kako bi spakovali svoju kancelariju ili radni prostor . Važno je da svi informišu da ograniče sve brige ili zabrinutosti; kretanje je stresno za sve uključene, posebno ako se odluke ne prenose.

Odredite svoj budžet

Ako imate određeni iznos budžeta dodeljen za vaš potez, bitno je identifikovati troškove pre nego što unajmite pokretače ili čak i pre nego što pakirate prvu kutiju.

Dodeli zadatke

Da li vaš pokretni odbor kreira listu zadataka koje treba završiti i osigurati da ih dodaju na vremenski raspored / raspored.

Možda će vam biti potrebni provajderi specijalnih usluga, kao što su instalateri telefonskih linija ili stručnjaci za računarsku mrežu. Pitajte svakog rukovodioca odeljenja ili nadzornika šta je potrebno sa njihovog područja. Pobrinite se da su pokrivena zajednička područja, kao što su prostor za prijem, predvorje i skladišni prostor.

Jedan od najkritičnijih zadataka je angažovanje pokretača . Postoje pokretne kompanije koje se specijalizuju u kancelarijskim potezima. Samo se pobrinite da obavite svoje istraživanje, postavite prava pitanja i da li kompanija dođe u vašu kancelariju da proceni vaš potez. Kao i svaki potez za domaćinstvo, morate se uveriti da je kompanija pouzdana i da dobijate najbolju uslugu za troškove. Ovaj zadatak može biti dodeljen nekolicini ljudi, svaki poziv određenih kompanija upoređujući beleške. Počnite rano da biste postigli najbolju cenu.

Napravite listu kontakata

Morate osigurati da svi sa kojima poslujete, i dobavljači i klijenti, znaju da se krećete.

Dobra ideja je dodeliti ovaj zadatak jednoj osobi koja nadgleda. Obavještenje kupaca i klijenata zahtijeva specifična komunikacija oko toga gdje se krećete i kako će posao djelovati tokom kretanja. Takve informacije su od suštinskog značaja kako bi se osiguralo da vaši klijenti ne idu na druge dijelove vaših usluga.