Kontrolna lista obaveštenja za vašu pomak
Pokretanje kancelarije je komplikovano. Sa toliko stvari koje treba uraditi, lako je zanemariti manje, ali vitalne zadatke. Da bi se vaša kancelarija pomerila na putu, koristite sledeći vodič za provjeru koji će osigurati da se ništa ne ostavi poništeno.
Takođe, prođite kroz jednostavan pregled osnovnih zadataka koji pomažu vašoj kancelariji.
Obaveštavajte kompanije i kupce o potezu
Sledeća detaljna lista obaveštenja može se koristiti zajedno sa člankom Ažuriranje poslovnih informacija pre nego što se pomerite.
Koriste se zajedno, videćete da ste pokrili sve svoje baze.
Takođe biste trebali pustiti klijentima da znaju da li ćete se uopšte zatvarati tokom kretanja ili smanjivati svoje sate. Ovo će biti kritično obaveštenje kako bi se osiguralo da korisnici nisu frustrirani ako su vaša vrata zaključana. Znajući unapred kada ćete biti otvoreni za posao, uštedećete puno telefonskih poziva i klijenta da odlazite svom konkurentu na uslugu. Drugim rečima, neka vaši klijenti znaju svoj plan za servisiranje tokom tranzicije.
Kupci i klijenti
Dobra je ideja da se vašoj klijentici prvo upoznaju sa potezom, poželjno je najmanje mesec dana pre nego što se potez pokrene. Pružite informacije o novoj lokaciji, bilo slanjem formalnog pisma ili e-pošte sa mapom koja je priložena ili priložena svima u bazi podataka kompanije. Ili u slučaju prodavnice maloprodaje, postavljanjem mape i obaveštenja na ulazna vrata i obezbeđivanjem malih letaka sa svako kupovinom.
Objavite informacije na vašoj web stranici sa uputstvima koje se lako prate i bilo kojim detaljima koji će vam vratiti svoje klijente; ovo bi moglo uključiti prodaju pokreta ili službeno otvaranje.
Dobavljači usluga, dobavljači i vladine agencije
Obavestite usluge i prodavce koje vaša kompanija koristi redovno.
Može uključiti štampač, kurir, prodavnicu kancelarijskog materijala ili provajder internet usluga.
Banke i osiguranje
Banke će ranije zahtevati obaveštenje; moraćete promijeniti adresu na čekovima kompanija, potom štampati čekove, obavijestiti kompanije za kreditne kartice i sve druge finansijske institucije ili pružaoce usluga. Možete odlučiti da će vaša kompanija imati koristi od prenosa poslovnih računa sa jedne banke u drugu ili iz jedne ogranke u drugu; razgovarajte sa predstavnikom vaše banke o uslugama dostupnim na novoj lokaciji / susjedstvu.
Osiguravajuće kompanije takođe moraju biti obaveštene rano. Oni će morati da procene novi prostor i da vam pruže novu procenu, ako je primjenjivo. Ovo je sjajno vrijeme da razgovarate sa svojim osiguranjem o pokretanju osiguranja i šta će vam trebati kako bi osigurali zaštitu vaše kancelarije.
Promenite dolazne telefonske poruke
Uz ažuriranje informacija o kompaniji i marketinškog materijala, postoje i drugi načini kako biste osigurali da javnost sazna za predstojeći potez. Dodajte obaveštenje službi za odgovor na pozive / uslugu glasovne pošte sa datumom kretanja, kome se krećete i kako to utiče na uslugu. Takođe pružite kontakt informacije za one klijente koji mogu imati određene probleme.
Da li i zaposleni menjaju direktnu liniju govorne pošte sa informacijama o potezu i novoj adresi. Opet, to je jednostavan način da podsetimo kontakte o potezu i informiramo one koji nisu u kontaktnoj bazi podataka o promeni.
Promenite liniju potpisa
Dodavanje obavještenja u liniji za upis e-pošte za sve zaposlene osigurava da će svaka e-pošta koja se šalje podsetiti prijemnika predstojećeg poteza. Ovo je sjajan način da dođete do pojedinaca koji nisu u kontaktu sa kompanijom kompanije.
Odštampaj izlaznu korespondenciju
Kupite crveni pečat koji navodi "Napomena nova adresa"; pečati se obično mogu kupiti u prodavnici kancelarijskog materijala. Pečati ažurirani memorandum kako bi se osiguralo da su primaoci svjesni promjene adrese. Imajte na umu da ovaj korak obavještavanja možda neće biti primjenjivan sve dok se potez nije završio.
Telefon
Ovo bi trebalo da bude prva pomoć koju kontaktirate o vašem potezu; želite da se pobrinite da vaše poslovanje ostaje otvoreno tokom kretanja ili da je što manje moguće poremećaja. Neka telefonska kompanija zna kada je to potez i zatražite da se telefoni instaliraju i da budu spremni za rad na novoj lokaciji dan pre upućivanja, samo da bi se osiguralo da se sistem pokreće i radi na vašem datumu prelaska.
Zamolite kompaniju da uspostavi sistem za prosleđivanje poziva na efektivan dan vašeg poteza. Ako vaša kompanija menja telefonske brojeve, zatražite da savetodavnim dodavanjem vašeg starog broja omogućite pozivalcima da znaju promjenu broja telefona. Kada se preselite, dobra je ideja da pozovete svoj stari broj kako biste bili sigurni da je usluga na mjestu. Osigurajte da se novi broj preduzeća i adresa ažuriraju u sledećem telefonskom imeniku i direktorijumu.
Pošta, e-pošta i socijalni mediji
Obavestite poštu svog poteza i dogovorite se da poštu pošaljete poštu nekoliko meseci nakon tog poteza. Kao što je ranije navedeno, dodajte obaveštenje o potezu na linije potpisa zaposlenih pre pokretanja i nakon tog poteza; nakon pokretanja potpisa trebalo bi da traži primaoca da uoče promenu adrese i kontakt informacija.
Takodje, redovne kurirske kompanije koje se bave uzimanjem i otpustom takođe treba obavijestiti o promjeni adrese i svim promjenama usluga.