Na dnevnom poslu radim u komunikacijama, uglavnom za neprofitne organizacije. Deo rada koji radim podrazumeva obezbeđivanje da imamo strategiju za unutrašnje i eksterne komunikacije. To uključuje i izradu plana za kancelarijski potez , čemu moja trenutna organizacija planira u narednih šest meseci.
Iako možda mislite da ima toliko koraka za planiranje kancelarijske poteze da nemate vremena čak ni da razmišljate o komunikacijama, zaista morate da uzmete dan ili dva kako biste stvorili čvrstu strategiju koja će i zaposlene i klijente držati svesna predstojećih promjena .
Hajde da počnemo sa zaposlenima, jer su oni direktno pogođeni ovim potezom .
Interna komunikacija treba uključiti ove ključne poruke:
- Jasan vremenski rok: pobrinite se da navedete sve ključne korake kretanja, tako da svi znaju šta da očekuju i kada.
- Uputstva za pakovanje: pružite osoblju uputstva o tome kako pakirati svoje kancelarije ili kancelarije u pokret. Ovo treba da uključi gde treba nabaviti materijale za pakovanje , šta su oni odgovorni za pakovanje i rokove.
- Napredna obaveštenja o svakom zatvaranju kancelarija : tokom kretanja, možda ćete morati zatvoriti kancelariju kako biste omogućili konačno pakovanje i kretanje kancelarijske opreme i namještaja. Uverite se da je vaše osoblje svesno ovih datuma i da li će i kako će se posao nastaviti tokom kretanja i kako će to uticati na raspored rada i radno opterećenje.
- Novi kancelarijski plan: Osoblje će želeti da zna ranije o tome kako će izgledati novi prostor i kako će biti postavljene kancelarije. Hoće li oni i dalje imati svoj prostor ili će sada biti u kablovskom ili otvorenom prostoru? Pobrinite se da kreirate način da informišete osoblje o tome kako se njihov radni prostor može promeniti.
- Nova lokacija, mogućnosti parkiranja i mjenjača: Obezbedite osoblju sve informacije koje im trebaju o novoj lokaciji tako da mogu pripremiti prevoz do novog prostora.
Kada utvrdite sve ključne poruke, morate da odredite kako najbolje da dostavite ove poruke. Metod koji koristite treba da se odluči po vrsti poruke.
Na primer, vremenska linija bi se lako mogla dostaviti putem intraneta vaše kompanije; dok se zatvaranja kancelarija najbolje mogu predstaviti na sastanku osoblja kako bi se osiguralo da se pitanja mogu postaviti i odgovoriti.
Načini komunikacije ciljeva osoblju:
- Intranet: za one kompanije ili organizacije koje imaju intranet, ovo je obično najbolja platforma za većinu poruka. Omogućava lako ažuriranje datoteka i informacija koje dostižu svim zaposlenima.
- Sjednice na licu: bez obzira na to što je poruka, sastanci osoblja su dobro mjesto za objavljivanje i omogućiti zaposlenima priliku da potpune diskusije. Takođe možete da koristite vreme sastanka kako biste pregledali kako će se informacije preneti tako da osoblje zna da će biti obavešteni.
- E-pošta: dok je e-pošta jednostavna, to nije najbolji način za prenošenje informacija. Ne želite da pošaljete toliko e-poruka da ljudi ne mogu pronaći informacije kada im je potrebno. Ako koristite e-poštu, uverite se da koristite samo da biste znali gde mogu dobiti informacije.
- Zajednički folderi : Ako nemate intranet, a zatim stvaranje zajedničkog fascikla na mrežnom disku koji svako može pristupiti je sljedeći najbolji način za čuvanje informacija koje želite pristupiti ljudima.
- Oglasna ploča: fizički prostor u kojem se nalaze informacije, odlična je stvar. Ne samo da ljudi mogu često da ga često čuvaju, već i mesto gde ljudi mogu da sakupljaju i razgovaraju o njihovoj zabrinutosti.