Kako upravljati poštom u 5 koraka

Učenje kako upravljati poštom je iznenađujuće zastrašujući organizacioni zadatak, jer ne možete samo vizuelno organizovati poštu, već morate čitati i dodirnuti svaki dokument kako biste ga fileovali ili odbacili. Najbolji put do čvrstog upravljanja je smanjivanje količine papira koji dolazi u vaš dom. Pročitajte kako upravljati poštom u četiri koraka.

• 01 od 05

  Otpustite Junk

  Smanjite količinu pošte koju primate zaustavljanje priliva neželjene pošte.

  Kunem se da li sam ikada izgubljen, katalog J Crewa će me prvo naći. Smanjivanje količine neželjene pošte koje primite će smanjiti vrijeme koje trošite u upravljanju poštom. Manje pošte = manje vremena.

  Bonus: Dobar je za životnu sredinu.

• 02 od 05

  Raspored je

  Većina ljudi razređuje poštu dok šeta po vratima posle posla i često zaustavlja u sredini da odvrati svoj kaput ili skrene pažnju na ono što je za večeru. Složite se potrebu da upravljate poštom dok ne budete imali vremena i pažnje da date ovaj zadatak.

  Razlozi:

  1. Ako usporedite na vratima, šanse su da niste spremni da upravljate svojom poštom u to vrijeme. Potrebni su vam ispravni alati (ispod) i pažnja da odlučite kako koristiti ili odbaciti svaki komad.
  2. Nikad ne dodirujte papir više od jednom ako ga nemate. To je ono što čini upravljanje papirom tako iscrpljujuće: morate ga svaki put pročitati! Sačekajte dok ne budete spremni upravljati i odbaciti.

  Rasporedite vreme svakog dana ili jednom nedeljno kako biste organizovali svoju poštu.

• 03 od 05

  Alati

  Imajte prave alate za odbacivanje, recikliranje ili odgovaranje na vašu poštu.

  Ništa fensi, ali imajte na umu sledeće:

  1. Šreder - bilo šta sa identifikacijom informacija van vašeg imena i adrese treba odmah da se razbije.
  2. Kanta za reciklažu - Većina pošte može se odmah reciklirati (razmišlja: kuponi, flieri, najave).
  3. Sistem za podnošenje i kalendar - Za poštu morate preduzeti akciju bilo odmah ili u budućnosti.

  Pod "pod rukom", zaista mislim na ruku. Nemojte imati svoj šljak i kantu za reciklažu u zasebnim prostorijama. Ja upravljam svojom poštom koja stoji i preko kante za reciklažu i drobilice, a potom pošaljem poštu koju treba da preduzmem akciju na svom stolu gde imam svoj kalendar i postavljen sistem za podnošenje namještaja. Preporučujem odvojenu kutiju sa gornjim fajlovima, kao i arhivski kabinet za poštansku organizaciju.

• 04 od 05

  Uspostavite sistem

  Postoji 3 "kraj igre" za svaki komad pošte:

  1. Akcija - Mail morate preduzeti akciju odmah ili na kraju. Ova vrsta pošte će biti podeljena na druge kategorije kao što su arhiva / referenca, odgovor, akcija itd.
  2. Reciklaža - Neželjena pošta koja vam ne vrijedi i nema identifikacionih informacija o njoj izvan vašeg imena.
  3. Shred - Bilo koji komad pošte koji ima bilo kakve identifikacione informacije o njoj izvan vašeg imena i adrese. To bi uključivalo brojeve socijalnog osiguranja, datume rođenja, ponude za kreditne kartice itd. Nisam siguran da li treba reciklirati ili uništiti? Pogledajte Šta da izbacite i pročitate više o krađi identiteta: Kako se zaštititi od krađe identiteta.

• 05 od 05

  Držite se

  Nekoliko načina da budem siguran da ću ovo zadržati:

  • Svaki crni petak (dan posle Dan zahvalnosti), dok su svi ostali bez kupovine, sakupiću sve kataloge koje više ne želim primati i pozvati ih da otkažu.
  • Pratite Weekly Organizing Routine , gde mi rukujemo poštom na sedmičnom nivou.
  • Više informacija o načinu rukovanja poštom možete pročitati svakodnevno.