Kako organizovati sistem za podnošenje domova u 7 koraka

01 od 07

Kako postaviti papirnu kartu + sistem za skladištenje koji će zauvek raditi za vas

Borba je stvarna: upravljanje papirom i papirnim neredima su jame. Zbog toga je od ključnog značaja postaviti jednostavan i pouzdan sistem kućnog podnošenja koji ćete zapravo koristiti. Danas ćemo to zajedno raditi.

Cilj

Naučite kako da postavite sistem kućnog podnošenja koji ćete zapravo koristiti do kraja vašeg života. Mora biti fleksibilan da se prilagodi promjenama u životu, a to mora biti jednostavno, pa ćete ga zapravo zadržati.

Šta ćeš ti trebati

• Kutija za podnošenje ili kutija za datoteke
• Viseći fascikle datoteka (svi mi se sviđaju ove obojene slike koje su prikazane iznad)
• Nosač namještaja za desktop
• Šreder
• Recycling bin
• Datoteke fascikli
• Proizvođač ili etiketa

Timing

Ovo je vikend projekat. Ne preporučujemo pokretanje ove radnje u toku jedne sedmice nakon dugog dana rada / škole, itd. Započnite ovo u subotu ili nedjelju ujutru naoružanim šoljicom kave ili čaja i načinom let-get-this-done.

02 od 07

Skupite sve svoje radove zajedno na jednom mestu

Prvi korak u postavljanju kućnog sistema za podnošenje zahteva je da se sve vaše datoteke i papiri usklade na isti prostor tako da možete sortirati, reciklirati i uništiti. Imajući sve na jednom mjestu ima sledeće prednosti:

1. Držiće vas fokusiranog na taj zadatak. Kad pokušavate postići zadatak o kome ne želite da se uzbuđujete (kao što je podnošenje), bilo koji izgovor da lutate i započnete na novom novom projektu. Ako imate sve svoje isporuke (navedene ovde) i sve vaše papire na jednom mjestu, zaista nemate izgovor, već da kopirate.
2. Bićete detaljniji. Uređivanje vašeg doma naprijed znači da nećete morati da ponovite zadatak nekoliko sedmica od sada kada pronađete zaboravljenu listu papira u vešeraj.

Nekoliko mesta za traženje papira (osim vaših očiglednih radnih ploča, podnih kutija i poštanske gomile):

1. Dnevni boravak. Radovi se nagomilavaju u dnevnoj sobi jer često nemamo ideju šta da radimo s njima. Zbog toga uvek treba da stavljate novine koje još uvek niste sigurni sa čime se bavite u mojoj pošti.
2. Torbe . Ruksaci, radne torbe, ručne torbe, torbe za teretane i koferi.
3. Kuhinja. Papirni štapovi imaju način da se završe u kuhinji. To je zato što je kuhinja često prvo mesto na kome idemo kada prolazimo kroz vrata.

Dakle, okupi sve svoje papire i onda ...

Izaberite dobro mesto sa tvrdom površinom na kojoj možete stvoriti 5 pilova. Ovo može biti kuhinjski sto, krevet za goste ili stol, ako je dovoljno veliki. Ako nemate površinu dovoljno veliku, pod takođe radi.

Ako imate toliko papira koje vam gomile mogu srušiti, onda koristite kante ili pak kartonske kutije. Obeležite ih da ih drže odvojene i da izbegavaju greške - kao slučajno bacanje prošlogodišnjih poreskih prijava u "recikliranje" kutije.

03 od 07

Odvojite svoje radove u pet kategorija

Sada je vrijeme da se spustite na posao. Moraćete da dodirnete svaki papir i odlučite o tome.

Pravilo: Morate donijeti odluku o svakom dijelu papira. Ući će u jednu od ovih 5 kategorija:

1. Akcija: Radovi treba da preduzmete akciju i zatim odbacite. Nemojte ih zbunjivati ​​sa onim što mi nazivamo u donjoj kategoriji kao "Domaćinstvo". Dokumenti o domaćinstvima se podnose trajno, a akcijske datoteke će se koristiti jednom, a zatim odbaciti.
   Primeri: pozivnice, parkirne karte, podsetnici za sastanke, domaći zadatak, računi itd.

2. Arhiva: Radovi ili dokumenti na kojima morate da se držite, ali ne morate se pozivati ​​ili koristiti više od jednom ili dvaput godišnje.
   Primjeri: poreske prijave, medicinska dokumentacija, akademska evidencija, dokaz da ste učestvovali u dužnosti porota, dela, zakupa, ugovora itd.

3. Domaćinstvo: ovo su papiri koje koristite kako biste održali svoju kuću (i život).
   Primjeri: kuponi, recepti, korisnička uputstva, primanja za ove godine poreza, dokumenti za predstojeće putovanje, itd.

4. Recikliraj: radove i dokumente koji ne spadaju u gore navedene kategorije i ne sadrže lične podatke.
   Primjeri: neželjena pošta, radni listovi sa seminara za koji vas više ne zanima, novine, časopisi, stari domaći zadaci koji vam nisu potrebni, korišteni koverti itd.

5. Shred: Dokumenti i dokumenti koji ne spadaju u kategorije 1-3, ali sadrže lične podatke za identifikaciju.
   Primer: ponude za kreditne kartice, stare bankarske izjave, računi itd.

04 od 07

Declutter + odbacite dokumente i datoteke koje vam više ne trebaju

Vaša najveća gomila će se reciklirati. Prvo reciklirajte - predmet je da izbrišete količinu papira sa kojim se bavite što je brže moguće.

Zatim, uništite drobilice - ovo treba da sadrži sve što vas identifikuje preko vašeg imena i adrese.

Alternativno, ovaj čuvar valjeg ID-ja od prodavnice kontejnera je vrlo cenjen i veoma praktičan za one koji su bolesni da imaju džem za drobljenje. Na ovaj način možete jednostavno oštetiti podatke o vašem ID-u i reciklirati poštu i dokumente sa ličnim podacima o njima umjesto sjećanja.

Sada kada ste bacili otpad, vreme je da se spustite do podešavanja sistema koji je:

1. Jednostavan za korišćenje, tako da ćete ga zapravo koristiti ;
2. Dovoljno fleksibilno da bi se prilagodile životne promjene i novi projekti; i,
3. Budite sigurni kada vam treba nešto brzo pronaći, možete ga naći.

Ljepota ovde je da možete dalje razbiti ove kategorije u zavisnosti od količine papira koji dolazi u vaš dom ili u kancelariju.

05 od 07

Podešavanje arhivske datoteke za sistem kućnog podnošenja

Prilično je lako odlučiti koji papiri idu u vašu arhivsku datoteku. Ovo su najvažniji radovi koje posedujete. Oni su dokaz da vi i vaša porodica postoje, platite svoje poreze, sopstvene kuće i automobile, diplomirani koledž, možete putovati van svoje zemlje u pasošu ili viza. Ako ste vlasnik preduzeća ili posedujete više od jednog svojstva, ova datoteka će biti još veća.

Evo liste osnovica za čuvanje u ovoj datoteci:

• poreske prijave
• medicinske podatke
• akademske zapise
• dokaz da ste služili dužnosti žirija
• djela
• zakupi
• ugovore
• pasoše
• tako cialne sigurnosne kartice
• zapise o zapošljavanju
• baptistički sertifikati
• životno osiguranje / penziona dokumentacija

Čuvanje ovih papira u kutiji sa datotekama u označenim fasciklama. Razmislite o kupovini vatrootporne kutije kada počnete da dobijate više "stvari" da biste bili sigurni.

čuvajte fajlove koje koristite često (čak nekoliko puta godišnje) na prednjoj strani. Otporite se na preterano organizovanje ovog prostora, jer ako postanete previše specifični, to ustvari otežava pronalaženje stvari kada zaista zaista želite. Uopšteno, ako se nalazite u vašoj arhivskoj datoteki, stvarno vam je zaista potreban taj deo papira, tako da ga učinite što lakšim za sebe.

Evo mojih kategorija:

• Akademski
• Auto
• Zapošljavanje
• Finansijski
• Zdravlje
• ID
• Osiguranje
• Nekretnina

Organizujte ih po abecedi, ali držite ID datoteku unapred. Ovo ima stvari kao što su vaš izvod iz matične knjige rođenih, pasoš, kartica socijalnog osiguranja i potvrda o krštenju. Ovo je takodje gde treba da zadržite dozvolu za brak.

Za čuvanje ovih dokumenata, snažno razmislite o Box-u visoke sigurnosti koji je manje od 50 dolara, je velika vrijednost *. Druga opcija je High-Security receptorska kutija. Ovaj je dizajniran za medicinsko snabdevanje, ali bi lako mogao držati nekoliko ne mogu izgubiti papire.

Možete podesiti sopstvenu DIY svoju datoteku, ili možete koristiti FileSolutions Home Filing System.

* Ako izgubite ove datoteke, na kraju ćete platiti mnogo, mnogo više da biste dobili kopije od Registrara, Gradskih / Gradskih Administratora, Akademskih Institucija itd., Tako da je 50 USD vrijedna, pametna investicija.

06 od 07

Uredite datoteku domaćinstva

Ovo je dobro pravilo za ono što treba da uskladištite u datoteku vašeg domaćinstva: Bilo šta što vam je potrebno u budućnosti, ali vam sada ne treba preduzeti akciju, a to ne spada u vašu arhivsku datoteku. Koristite svoju kućnu datoteku (pod nazivom Radna knjiga za radnike) kako biste dobili bolju ideju o tome šta da skladištite u ovoj datoteci i šta ne treba.

Prvo, umjesto kutije za datoteke ili kanta, napravio sam vezu sa odeljcima, a zatim i džepove za čuvanje stvari kao što su kuponi i poklon kartice. Možete koristiti ovaj registrator i imati dijelove za sljedeće:

• Kuponi / Grupe
• Poklon kartice
• Dokumenti za predstojeća putovanja / putovanja
• Popune koje sam podneo i čekam da primim ček
• Primanja za stavke velikih karata kao aparat ili veliki komad nameštaja
• Uzmite džep za sve svoje nagradne kartice
• Napomene i referentni materijali za predstojeće projekte na kojima radite
• Recepti*
• Primanja za poreze
• Politika osiguranja vozila / kuće / zakupa

Verovatno ćete samo skenirati većinu ovih na Evernote račun , ali onda kada vam zatrebaju, morali biste ga ponovo odštampati, zato ga unesite u ovaj beležnik i nazovite svoj radni list za kućnu upotrebu.

* Držite posebnu datoteku za recepte koju želite vratiti jednog dana, ali nemate.

07 od 07

Postavite akcijski fajl

Akcijska datoteka su radovi kojima treba preduzeti akciju i zatim odbaciti. Svi dokumenti ili dokumenti koji se trebaju podneti trajno ili duži vremenski period (preko mjesec dana) vjerovatno pripadaju vašoj kućnoj dokumentaciji.

Akcijske datoteke su:

• Odmah će se koristiti i odbaciti; ili,
• Datoteke koje čekate da preduzmete akciju.

Koristite kutiju za držanje ovih dokumenata, a posebno mi preporučujemo ovo polje. Izaberite narandžastu jer je to blistava boja i razmišljanje je, to će vam omogućiti da prođete kroz kutiju najmanje jednom nedeljno. Ovo takođe može biti udvostručeno kao vaš In Box za pomoć u upravljanju poštom .

Evo primera šta treba držati u vašoj Akcionoj datoteci:

Dolazna pošta:

• Sve što primite na poštu ide u ovu datoteku
• Svaki komad papira vam neko rukuje ili ga zgrabite i trzate u torbici

Stavke kalendara:

• Pozivi za predstojeće događaje i uputstva ili kartice za odgovor koji dolaze s njima
• Računovi plaćaju, a zatim rastavljaju ili recikliraju
• Dozvola se sklanja za potpisivanje
• Podsetnici za imenovanje

Stavke za plaćanje:

• Parking karte za plaćanje
• Bills to pay

Stavke na koje čekam:

• Primanja za sve što ste nedavno kupili u slučaju da odlučite da se vratite. Na primjer, ako dobijete paket iz Amazonke, bacite stavku za pakovanje u ovoj korpi u slučaju da proizvodi ne rade i morate ga vratiti. Kao i za druge pakete koje primite.
• Primanja za sve što čekate. Na primjer, ako ste svojoj osiguravajućoj kompaniji poslali račun i čekaš na nadoknadu, to ide u ovu datoteku. Ako ste nešto vratili i čekate da vidite refundaciju u banci ili na mojoj kreditnoj kartici, ona ide u ovo polje.

Možete da prekinete ovu datoteku u više kategorija, ali je lakše samo bacati sve u ovo polje, a zatim ga proći jednom, dva puta ili tri puta nedeljno. U tom trenutku možete reciklirati ili uništiti sve što vam više nije potrebno, datoteku sve što pripada Arhivu ili Domacinstvu i akcije na koje treba odgovoriti. Cilj je da ovaj fajl bude što manji.

Ali ... trik je u tome što morate proći kroz ovu datoteku najmanje jednom nedeljno, po mogućnosti češće. Ja sam preporučio da ovaj zadatak dodate u svoj lični nedeljni organizacioni redosled , na ovaj način podnosite i čuvanje relativno malog broja radova jednom nedeljno, a ne