Brzi pregled liste koliko dugo treba čuvati dokumente + šta da se ukloni
Papir je bol, a upravljanje kućnim sistemom za prikupljanje podataka može biti povlačenje, ali neke dokumente za koje morate stvarno da se držite, jer nikada ne znate kada će vam trebati. Evo primera koliko dugo držite dokumente i kada ste završili sa njima, koje one trebate uništiti. Ovo bi trebalo poslužiti kao brzi referentni vodič za kreiranje i održavanje radnog sistema za prijavljivanje kući.
Prvo, razmislite o smanjenju količine papira koji primate i na kraju ćete morati da smanjite ili unesete manje.
To znači da se oslobodite neželjene pošte, prijavite se za e-račune i ne prihvatate letke, kupone koje nikada nećete koristiti ili druge ephemere koje osećate kao da morate da se držite kada znate da zaista ne želite.
Ako se stvarno bore sa neprepoznavanjem papira do trenutka kada se osećate kao da ga možete nakopati, kontaktirajte se sa profesionalcem koji vas može voditi kroz postupak deklarisanja.
Drugi korak je osigurati dobar sistem upravljanja poštom . Što efikasnije rukujete sa poštom u koju dolazite, to je manje često što ćete morati napraviti veliku sjednicu za podnošenje / sjeckanje / recikliranje.
Postavite elektronski sistem za podnošenje podataka
Oslobađanje od podnošenja papira postavljanjem elektronskog sistema za podnošenje podataka štediće vam prostor i oslobodiće vas od nereda. To je pobeda. Danas elektronski sistem za podnošenje podataka ima puno smisla. Da biste započeli, potreban vam je skener i mesto za čuvanje datoteka, sistem foldera na računaru ili oblaku i spoljni čvrsti disk.
Postavite opštu fasciklu za različite tipove dokumenata (primjeri: domaćinstvo, porezi, auto, izvodi rođenih itd.). Ne morate precizno čuvati dokument jer se elektronski sistemi za prijavu mogu pretraživati.
Zatim skenirajte svaki dokument i pohranite u fasciklu prema sadržaju.
Čuvanje kopija važnih dokumenata
Za vaše super važne dokumente, stručnjaci savjetuju čuvanje kopija.
To može značiti zadržavanje jedne kopije u oblaku skladištu, a drugo na čvrstom disku. To bi takođe moglo značiti zadržavanje jedne kopije u vašem elektronskom podnesku i jednu kopiju u vatrootpornom sefu.
Štedite ove dokumente zauvek
Ovi dokumenti bi trebali biti uskladišteni zauvek:
Akademski zapisi - diplome, transkripte i svaki portfolio rada koji se mogu koristiti u budućnosti prilikom traženja posla.
Adoption Papers
Sertifikati o krštenju
Sertifikati o rođenju
Smrtni certifikati - mogu biti potrebni za poreske svrhe.
Vozačke dozvole
Zapisi o zapošljavanju - Bilo koje klauzule, sporazume, disciplinske datoteke i pregled rezultata.
Sertifikati braka
Medical Records
Vojne zapise
Pasoši
Zapisnik o penzijama i penzijama
Kartice socijalnog osiguranja
Wills
Uštedite u kraćem vremenskom periodu
Ovi dokumenti možete dodirnuti često i mesečno ili nedeljno:
Izvještaji Banke - 1 mjesec
Računi - 1 godinu za bilo koji porez ili garanciju, svi ostali računi trebaju biti uništeni čim budu plaćeni.
Uknjižbe za kreditne kartice - Uklanjanje odmah nakon plaćanja.
Prihode za poboljšanje kuće - Držite se dok se kuća ne proda.
Investicioni zapisi - 7 godina nakon što ste zatvorili račun ili ste prodavali sigurnost.
Zakupi - Držite se dok se ne iselite i dobijete depozit od vlasnika.
Paychecks / Pay Stubs - 1 godinu dok ne primite W-2
Prihodi od prodaje - Držite garantni vijek trajanja. Očigledno, ovo se odnosi samo na glavne kupovine poput aparata i elektronike. Obično držim račune za stvari poput namirnica i odjeće samo dok znam da neću trebati potvrdu za povratak.
Poreski dokumenti - 7 godina, uključujući vašu podnesku i sva prateća dokumenta kao što su W-2 i potvrde.
Vozila - Držite se dok se brod, automobil ili motor ne prodaju.
Kako se osloboditi dokumenata
Dokumenti za uništavanje su glavni način da se zaštitite od krađe identiteta. (Pročitajte moj intervju sa stručnjakom za sigurnost Jay Foley-om o tome kako se zaštititi od krađe identiteta). Pitam se šta da uništim? Opšte pravilo je bilo šta sa sledećim informacijama treba da se rastavi: brojevi računa, datumi rođenja, imena devojaka, šifre i šifre, potpisi i brojevi socijalnog osiguranja.
I opet, to su bezizražaji.
Evo osnova:
Ako su dokumenti i dalje "aktivni" tj., Morate ih držati za referencu i uspostaviti jednostavan sistem za prijavu kući. Ovo podrazumeva podnošenje dokumenata po temi, a zatim ih razbijaju kada više ne koriste.
Koji dokumenti treba uništiti
Ako ste završili sa ovim dokumentima i više ih ne trebate, evo šta ćete uništiti (sve ostalo - poput papirologije - možete samo reciklirati).
Primanja bankomata
Bankarske izjave
Kopije rođenog sertifikata
Otkazane i poništene provere
Kreditne kartice
Kreditni izveštaji
Vozačke dozvole (istekao)
Dokumenti o zapošljavanju koji imaju identifikaciju
Potrošeni pasoši i vize
Račun investicija #s
Pravni dokumenti
Investicije, transakcije sa stanjem i imovinom
Stavke sa potpisom (zakupi, ugovori, pisma)
Oznake prtljaga
Medicinska i zubna evidencija
Radovi sa brojem socijalnog osiguranja
Lozinke ili PIN brojevi
Plaćajte nulu
Prethodno odobrene aplikacije kreditne kartice
Primanja sa proverom brojeva računa, brojeva kreditnih kartica ili bilo koje druge identifikacione informacije
Poreski obrasci
Transkripti sa identifikacijom informacija o njima
Putni pravci
Koriste avio karte
Komunalni računi (telefon, plin, električni, voda, kablovska televizija, internet)
Uverite se da imate fleksibilan sistem za podnošenje podataka kako biste ih držali u čekanju i uništili kada više nisu potrebni.
Bilo šta što nameravate da održite, treba da se akcije, organizuju i podnesu. Sviđa mi se moj sistem kućnog podnošenja.