Kako odrediti svoje zadatke

Znači, imaš sve ove stvari da radiš svaki dan, a lista za popunjavanje je puna - kako znate šta da radite prvi, drugi i treći?

Prilično svi osećaju kao da imaju previše posla i premalo vremena za to. Često, taj osjećajan osećaj proističe iz nemogućnosti prioriteta svih tih naizgled zadatih zadataka. Ako osjećate da vaša lista zadataka raste duže od trenutka i ne znate gdje započeti, ovdje je kako identifikovati, ocijeniti i prioritizirati svoje zadatke.

1. Napravite listu

Pre nego što pokušate sortirati svoje obaveze prema važnosti, odvojite vrijeme da sastavite sveobuhvatnu listu svega što vam je potrebno ili želite da postignete. Podijelite svoju listu u odjeljke za različite vrste zadataka. Ove kategorije mogu uključivati:

Dnevni ili Nedeljni zadaci

Ovo su svemirski "to-dos" koji mogu biti lični ( planiranje obroka i kupovina namirnica ) ili vezano za rad (sedmični sastanak tima). Ako već pratite dnevnu rutinu , upoznat ćete sa ovim zadacima; ako to ne učinite, ovo je dobro vrijeme za stvaranje jednog. Ono što uključite može se razlikovati - neki ljudi neće videti potrebu da se podsete da proveravaju e-poštu ili kupuju namirnice, ali drugi će ceniti strukturirane podsetnike za izvođenje određenih radnji u određeno vreme ili u određenim danima.

Zadaci sa rokovima

Ove, očigledno, moraju biti obavljene određenim datumom i moraju se prethodno pripremiti. Primjeri bi mogli biti školski rad koji traje tri nedelje ili zabava koju planirate već šest mjeseci.

Ove vrste zadataka - često se nazivaju projekti - kasnije mogu biti podeljene na manje komponente - na primer, "pisanje papira" može se razvrstati u čitanje relevantnih knjiga, organizovanje vaših beležaka, pisanje nacrta, pisanje prvog nacrta i tako dalje on.

Ponavljajući zadaci

Ovi se ne pojavljuju na dnevnoj ili nedeljnoj frekvenciji, ali oni i nisu jednokratni projekti.

Ponavljajući zadaci mogu uključivati ​​postavke stomatologa ili vršiti vaše kvartalne poreze.

Samo-motivisani, neophodni zadaci

To su zadaci ili projekti koje znate da morate uraditi, ali niko vas neće napraviti. Oni retko, ako ikad, imaju ugrađeni vremenski rok. Razmislite o poboljšanju vaše web stranice za mala preduzeća ili pronalaženju novog pružaoca primarne zdravstvene zaštite.

Samo-motivisani, ne neophodni zadaci

To su prijatnije aktivnosti koje ipak imaju tendenciju da padnu na kraj, pošto ih drugi, očigledno neophodni zadaci guraju. Pomisli čitati zbog zadovoljstva ili raditi na hobiji.

Jednog dana Zadaci

Ovi zadaci se nalaze na dnu vaše liste obaveza ili na zadnjem delu vašeg uma, ali obično ne moraju biti uskoro, ili ikada. Primer: obojite svoje radijatore.

2. Organizujte svoju listu

Kada sve navedete, možete shvatiti šta prvo uraditi i organizirati raspored. (Kako to fizički radite - na listiću papira, planeru , aplikaciji, online kalendaru ili na drugi način - manje je važno od toga da birate metod koji radi za vas i koji ćete koristiti.) Evo nekih kriterijuma razmišljati:

Hitno ili važno

Svi zadaci se mogu sortirati u jednu od četiri kategorije. Najranije i najvažnije zadatke treba uraditi u najkraćem mogućem roku; hitni, ali ne i važni zadaci mogu biti delegirani ako je moguće, ali ako ne, vaš raspored bi trebao uključiti dovoljno fleksibilnosti i dodatnog vremena kako bi ih prilagodili kada se popnu; važne, ali ne i hitne zadatke treba planirati mnogo unapred, tako da ne postanu hitni; zadaci koji nisu ni važni niti hitni mogu se potencijalno eliminisati, mada ako ih uživate, oni trebaju biti urađeni u vašem rasporedu, tako da neće biti gužvani zahtjevnijim obavezama.

Procijenite vrijednost

Vrijednost zadatka možete procijeniti na više načina. Možda je to da li su drugi ljudi pogođeni i koliko su ti ljudi važni (odobravanje vašeg šefa i dobrobit dece koja zavise od vas su važnija od, recimo, mišljenja grupe stranaca koje ste se složili da se pridružite na sastanku.) Možete takođe dodijeliti visoku vrijednost zadacima koje vidite dugoročno isplaćujete, ili da jednostavno pronađete nagradu.

Jedna preporuka koju ćete najčešće sresti kada čitate o prioritetnim zadacima je pravilo 80-20 ili Pareto Princip, u kojem se navodi da 80% efekata dolazi iz 20% uzroka. Ovo može ili ne može biti tačno za vas, ali to je dobar podsetnik da biste identifikovali na šta zapravo trošite vreme i koji od vaših napora se isplaćuje.

Vrijeme i fleksibilnost

Radni raspored dozvoljava promjene i prepoznaje vremenska ograničenja. Budite realni kada odredite prioritete i planirate svoje dane. Kada ste u sumnji, precenite vreme koje će zadati zadatak.

Ako su dva zadatka dospjela u isto vrijeme, odabir na koji način da počnete zavisi od toga kako najbolje radite. Neki ljudi preferiraju jednostavniji zadatak da se usredsrede na složeniji; drugi će se osećati sigurni ako najpre počnu sa težim zadatkom i nešto ili sve to uradite pre nego što krenete dalje. Zapamtite da ne morate da preuzimate jedan zadatak ili projekat od početka do kraja pre nego što pređete na sledeći - osim ako, naravno, ne nađite da radite na taj način povećava vašu produktivnost.

Ograničite svoje dnevne zadatke na najviše tri. Dan može uključivati ​​i manje zadatke koji su rutinski ili manje važni ili hitni, ali učitavanje glavnih zadataka vjerovatno će dovesti do stresa i razočarenja.

Zapamtite da se prioriteti mogu promeniti - ako vam gazda treba da učinite nešto sada, vaš prethodni prvi prioritet će se verovatno smanjiti na sekund. To je još razloga da izgradite više vremena u vašem rasporedu kako biste omogućili fleksibilnost.

3. Serijski zadaci

Zadaci za sklapanje su jedan od najefikasnijih i efikasnijih načina za dobijanje onih zadivljujućih zadataka. Batching jednostavno znači da radite na istom tipu zadatka više i više pre nego što pređete na nešto drugo. Prvi korak je da identifikujete zadatke koje radite više i više, a zatim postavite jednostavan tok posla koji će ih pratiti. Onda se istovremeno bavite tim zadacima koristeći taj tok posla.

Batching zahteva popunjavanje sličnih zadataka koji zahtijevaju slične resurse u "serijama" za poboljšanje efikasnosti i produktivnosti. Evo nekoliko primera:

• Istovremeno platite sve svoje račune
• Otvorite svu svoju poštu jednom nedeljno i radite je više nego da ga pustite da staknete svaki dan i nikad ne biste došli do nje

Dodavanje dozvoljava vam da uđete u žljeb, koji istovremeno vrši isti zadatak, tako da ne morate trošiti vrijeme da shvatite uputstva ili šta treba da uradite.

4. Eliminisati zadatke

Jednom kada navedete sve svoje zadatke i sortirate ih od najvažnijih do najmanjih, postaće jasno koji su zadaci na dnu liste. Oni se ponekad mogu delegirati nekome drugom, ali ako to nije moguće, morate odlučiti da li će im rasporediti vreme ili ih eliminisati.

Možda imate zadatke na vašoj listi koje ne morate ili čak ne želite da uradite, ali u nekoj tački ste bili pod pritiskom (idite u teretanu, pođite u klub za knjige). To se može potpuno ukloniti.

Na kraju, moguće je jednostavno previše da uradite - ako ne možete sve uraditi, procijenite svoje radno opterećenje da biste utvrdili da li vam je potrebno samo nekoliko vežbi u određivanju prioriteta ili da li morate reći nekome kome više ne možete nastaviti raditi određeni zadatak.