Slanje e-pošte koje komuniciraju dobro
E-pošta je jedan od primarnih načina na koji ljudi sada šalju pisanu komunikaciju, i verovatno se to neće promeniti. Lako je, brzo i ne zahteva pečat.
Gone su dani kada morate čekati nedelju dana ili više za pismo ili odgovor na poštu. Nije potrebno izvršiti hitne radnje u pošti kako bi ste izvukli svoje koverte i pokupili dovoljne žigove za račune i slova. U stvari, mnogi ljudi nikada nisu čak ni obratili kovertu ili poslali pismo putem pošte u SAD.
E-mail je postao jedan od najlakših i najbržih načina za komunikaciju kako u ličnom tako iu biznisu. Ovo je postalo takav fenomen da se dosadašnja poštanska služba Sjedinjenih Država bori da pronađe načine da ostanu u poslu.
Ne iznenađuje tada taj e-pošta za e-poštu , često nazvan Netiquette, predstavlja vruću temu za aktuelnu kulturu. E-poštu svakodnevno šalje široki deo američke populacije. Većina preduzeća koristi e-poštu da komunicira sa zaposlenima tokom celog dana. Skoro svako domaćinstvo ima bar jedan računar sa pristupom internetu, a unutar tih domaćinstava su mame, tate, djeca, tinejdžeri i možda čak i bake i djede, a svi ili većina njih primaju i šalju elektronsku poštu.
Mi živimo u mikrotalasnom društvu, koje vodi internet, i niko ne želi da odradi vreme da napiše dugoročno pismo, iako je mnogo intimniji i ličniji. Ipak, postoje brojne okolnosti u kojima e-pošta funkcioniše bolje od poštanske pošte.
Evo neke etikete i ne smete imati na umu kada sastavljate e-poruke.
- Pripremi se. Pre nego što počnete da unosite e-poštu, bilo da je to početna napomena ili odgovor, trebalo bi da se zapitate šta je to što želite da komunicirate. Ukratko, koja je vaša svrha pisanja? Jednom kada znate, možete pročitati završenu e-poštu pre nego što ga pošaljete kako biste bili sigurni da ste ostvarili svoj cilj. Ako ocijeni, onda ga pošaljite; ako je tekst zbunjiv, grub ili nejasan, onda možda trebate početi ponovo.
- Komunicirajte. Zapamtite da komunicirate sa stvarnom osobom koja će primiti ovu poštu. Imajući to na umu, treba da se obratite osobi po imenu i poštujete. Ako je ovo odgovor na primljenu e-poštu, trebalo bi da odvojite vrijeme za adresiranje svih pitanja ili zahteva ranije u belešci.
- Diši. Mi smo svi bili krivi u nekoj tački ili drugom da smo izgubili našu smirenost. Ako primite e-poštu koja vas ljuti ili uznemirava, nemojte odgovarati u vidu. Pređite na visoku cestu i odgovorite samo da potvrdite prijem ili ćete preduzeti neko vreme pre odgovora kako biste se smirili i odgovorili dobro razmišljanim porukama. Nikada ne želite da odgovorite na e-poštu (ili bilo koji drugi oblik komunikacije) u besu. Kada smo ljuti, mi težimo da kažemo (ili pišemo) stvari koje mi ne mislimo ili ne treba da kažemo. Zapamtite da će vam poslati e-poštu zauvek.
- Budite transparentni. Vaša linija predmeta bi trebala predstavljati zašto se obratite primaocu. Koristite fraze koji se odnose na predmet pošte. Ovo je tačno da li sastavljate poslovnu ili ličnu e-poštu. Na primjer, ako pišete e-poštu vašoj mami o njenoj posjeti sljedećoj nedjelji, vaša linija naslova bi trebala pročitati nešto poput "Vaša posjeta".
- Istraživanje. Ako šaljete e-poštu poslovnom saradniku, prikladno je da koristite njegovo prezime i naziv. Uradite istraživanje i pravilno kontaktirajte primaoca. Predsednik kompanije bi mogao biti adresiran kao gospodin Taylor ili predsednik Taylor.
- Pravopis o pravopisu. Korišćenje kontrole pravopisa je važno kada komunicirate u pisanoj formi. Kada pošaljete notu puna grešaka, ona komunicira da ste neuredni ili da ne obratite pažnju na detalje. Pokušajte uvek da pokrenete pravopis o pravopisu ili koristite program koji automatski popravlja. I onda je pročitajte ponovo da biste bili sigurni da reči koje želite da koristite nisu automatski ispravljene na nešto drugačije.
- Lektira. Trebali biste uzeti dodatnih nekoliko sekundi ili minuta koji su neophodni da biste uradili brzu korekciju bilo kog e-pošte koje nameravate da pošaljete. Odnesite ovaj put da izmenite bilo kakve neprijatne rečenice ili da unesete nedostajuće znakove interpunkcije.
- Pazi na ton. Ponekad se e-pošta može razlikovati od načina na koji ste nameravali. Ton vašeg e-pošte je veoma važan i jednako je važan kao i vaša poruka. Pošto je ovo pisana komunikacija, trebali biste biti sigurni da je vaš ton ugodan i da je to prava reprezentacija onoga što želite da kažete. Zapamtite da vaš primalac ne može čuti smešu u vašem glasu ili videti osmeh na licu. Osim ako ne želite predgovor svega što pišete, trebalo bi izbjegavati bilo koji jezik u e-mailu koji se na bilo koji način može pogrešno tumačiti.
- Budite kratki i slatki. Pokušajte da ne pišete roman kada pošaljete e-poštu. Većina ljudi zaista ne želi da ih čita u elektronskoj pošti. Ako je e-pošta nužno duže, pokušajte da pomognete primaocu tako što ćete istaknuti ključne koncepte, koristeći stavke za metak ili sakupiti predmet u prvom stavu.
- Komunicirajte dobro. Ne želite da zbunite čitatelja, zato uzmite vremena da budete jasni i koncizni u svom pisanju. Ako pošaljete e-poštu prijatelju, možete biti više neobičan u svom pisanju. Međutim, ako je ovo poslovna komunikacija , koristite odgovarajuću gramatiku i izbjegavajte korištenje simbola ili emojisa koji vas čini manje profesionalnim.
E-pošta komunikacija je veoma popularna. Odmjerite vrijeme da se uključite u zlatno pravilo, a vi ćete ići dug put da budete polirani nepogodni pro.
Uredio Debby Mayne