Važnost pravilnog beleženja e-pošte

Da li ste ikada dobili e-poštu koja vas je ostavila pitanjem o osobi koja je to poslala? Ili još gore, da li ste ikada poslali e-poštu koju ste kasnije požalili?

Biti na prijemu lošeg e-pošte može vam ostaviti tresnu glavu i pokušati da shvatite na čemu je druga osoba razmišljala. Biti onaj ko ga je poslao može da uništi inače sjajan dan, a kasnije može imati negativne reperkusije.

Brzina zipovanja e-pošte je učinila prednost metodom komunikacije. Bez obzira da li šaljete ličnu ili poslovnu e-poštu, slijedeći odgovarajuću etiketu je od suštinskog značaja za sprječavanje pogrešne komunikacije ili teških osjećanja.

Pratite zlato pravilo tretiranjem primaoca kako biste želeli da se lečite. Pre nego što kliknete na "pošalji" na bilo koji e-mail, uzmite minut i dajte mu dodatni čitač. Efikasno korišćenje e-pošte može vam dati pozitivno svjetlo kod vašeg supervizora i čak vam može pružiti prednost kada je vrijeme za promociju .

• 01 od 10

  Ne pretpostavljajte privatnost

  Imajte na umu da vaša kompanija i lični e-mail možda nisu privatni. Vaša kompanija ima pravo da pročita bilo šta poslato iz kancelarije, tako da nikad ne pišite i ne šaljite lične ili veoma osjetljive informacije sa posla. Lična e-pošta od kuće može se proslediti, tako da ne stavljajte ništa u pisanoj formi što bi moglo izazvati problem ako dođe do pogrešne osobe.

• 02 od 10

  Držite se dalje od uvredljivih komentara

  Izbjegavajte uvredljive komentare u svojoj e-pošti. To uključuje rasističke, seksističke ili negativne primedbe o drugoj osobi ili kompaniji. Ako primite ofanzivnu e-poštu, nemojte odgovoriti ni proslediti nikome. Nikad nemojte koristiti e-poštu da biste rekli sve što se može pogrešno razjasniti vašem šefu .

• 03 od 10

  Ne viči

  Zapamtite to, kada upišete sve kapice, vaša e-pošta se pojavljuje kao vikanje. Neki ljudi misle da to čini njihovu poruku lakšim za čitanje, ali to nije slučaj. Koristite font koji je lak za oči kada se čita u standardnim slovima.

• 04 od 10

  Uredite svoje poruke

  Uredite svoje e-pošte pre nego što ih pošaljete. Koristite spellchecker i pređite na sve poslovne e-poruke kako biste bili sigurni da imate odgovarajuću gramatiku. Uvek želiš da se predstaviš kao profesionalac u korespondenciji. Provjerite lični e-mail nakon što završite sa pisanjem kako biste bili sigurni da će ona dobiti željenu tačku. Isključivanje jedne reči može promeniti značenje rečenice.

• 05 od 10

  Odgovor sa oprezom

  Znajte odgovarajući način da odgovorite na e-poštu koju primite. Posvećujte pažnju pošiljaocu i ostalima u oblastima "do" i "cc". Odgovarajte što je pre moguće, a ne dozvolite da se vaša "sačuvana" fascikla preopterećuje.

  Izbjegavajte želju da pogodite "odgovorite na sve" prije nego pogledate da vidite ko je naveden u zaglavlju. Vaš odgovor može zbuniti druge osobe na spisku, ili ćete možda završiti slanje nepotrebnih informacija osobama koje ne znate. Jedino vreme kada treba da kliknete na "odgovorite na sve" jeste da li ste sigurni da je svima potrebna informacija koju šaljete.

• 06 od 10

  Upoznajte se sa alatima za e-poštu

  Poznajete alate i tipove e-pošte. Ovo uključuje "to", "cc," "bcc," i subject line. Glavni primalac mora biti u polju "to". Kad vam treba neko da kopirate, normalno biste dodali tu osobu u polje "cc" ili kopiju ugljenika. Ako neko treba da se kopira bez drugih, na listi koja primi njegovu e-poštu, koristite "bcc" ili slepa kopija. Kopirajte samo ljude koji trebaju znati informacije koje šaljete.

  Nikada nemojte proslediti e-mail lanca. One mogu postati gomilanje i zatvarati ljude e-pošte u tačku uznemiravanja . Ne želite postati osoba koja prosleđuje poruke koje mogu ili ne moraju biti istinite.

  Uvek morate popuniti liniju predmeta za e-poštu vezanu za biznis, a najpoželjniji je u ličnoj e-pošti. Zadržite liniju predmeta što je moguće kraće i imate samo jednu temu po mailingu.

• 07 od 10

  Držite ga kratko

  Većina ljudi više voli kratke e-pošte, a ne dugačke, razgovorne poruke. Ako je moguće, navedite vašu tačku u par rečenica. Za duži početak poruke sa uvodnim stavkom omogućavajući ljudima da znaju osnove. Ako imate više od jedne teme, podijelite svoju poruku na više od jedne pošte, sa jednom temom po e-pošti.

• 08 od 10

  Pazi na svoj ton

  Održite pozitivni ton u vašoj elektronskoj komunikaciji. Ne zaboravite da se primetne napomene mogu pojaviti kao sredstvene, a ne smešne. Sačuvajte sarkastičan humor za glasovne komunikacije tako da drugi čuju ton vašeg glasa. To uključuje i bes. Uvijek morate izbjegavati slanje ljutih e-poruka, ili možete rizikovati da prekršite nekoga sa kim radite ili se brinete.

• 09 od 10

  Koristite prioritetne zastavice uz diskreciju

  Ako imate zastavu visoke prioritete, koristite ga samo ako je potrebno. Koristeći ga previše će na kraju imati suprotan efekat koji želite i pošaljite svoje e-poruke na dno liste prioriteta za primaoce.

• 10 od 10

  Potpišite svoje ime

  Ne zaboravite da potpišete svoje e-poruke. Primaoci mogu biti uznemireni ako moraju da se pomeraju gore i shvate ko je poslao poruku. Ako očekujete odgovor na telefon, obavezno navedite broj, čak i ako znate da je osoba imala u datoteci. Svrha e-pošte je uštedjeti vrijeme, a pošto je potrebno da zaustavi ono što on ili ona radi, usporiće stvari. Ako imate liniju potpisa, ažurirajte ga sa odgovarajućom adresom e-pošte i telefonskim brojevima.